Dokumenten-Upload: Dokumente digital über Carrier Connect an Transportdienstleister übermitteln

Damit Sie Versand-begleitende Dokumente nicht mehr ausdrucken und mühselig am Packstück anbringen müssen, können Sie diese über Carrier Connect an Ihren Transportdienstleister digital übermitteln.

Das grundsätzliche Vorgehen, das in diesem Artikel beschrieben ist, ist für die meisten Transportdienstleister gleich.

Für UPS, FedEx und DHL Express stehen Ihnen separate Artikel zur Verfügung, da hier beim Dokumenten-Upload zusätzliche Besonderheiten zu beachten sind: UPS, FedEx, DHL Express.

Voraussetzung: Zusatzleistung in Stammdaten initial aktivieren

Wählen und öffnen Sie in Carrier Connect über Stammdaten – Dienstleister-Einrichtungen den betreffenden Transportdienstleister und aktivieren Sie die Zusatzleistung in der Mappe Zusatzleistungen.

Die Bezeichnung der Zusatzleistung kann unterschiedlich sein, da sie nach Vorgabe des Transportdienstleister benannt ist, z. B. „Digitale Dokumente“.

Die Zusatzleistung ist aber stets dem Zusatzleistungstyp „Dokumentenübermittlung“ zugeordnet, so dass es nicht zu Verwechselungen kommen kann. Der Zusatzleistungstyp wird Ihnen in der Mappe Zusatzleistungen angezeigt.

Ob für den gewünschten Transportdienstleister der Dokumenten-Upload möglich ist und wie die konkrete Bezeichnung der Zusatzleistung heißt, entnehmen Sie der Leistungsbeschreibung.

Im Überblick: So einfach geht's

Aktivieren Sie die Zusatzleistung im Versandauftrag und laden die gewünschten Dokumente zunächst in Carrier Connect hoch. Die Übermittlung an den Transportdienstleister erfolgt dann in einem weiteren Schritt automatisch.

Das Vorgehen im Detail

Zusatzleistung in Versandauftrag auswählen oder über API übermitteln

In Carrier Connect aktivieren Sie die jeweilige Zusatzleistung für den betreffenden Versandauftrag in der Mappe Zusatzleistungen.

Wie Sie die Zusatzleistung aus Ihrem Vorsystem über die API übermitteln, erfahren Sie in der API-Dokumentation.

Dokument(e) auswählen und in Carrier Connect hochladen

• In die Mappe Dokumente des Versandauftrags wählen Sie über Anhang anlegen oder über Ziehen & Ablegen Ihr(e) Dokument(e) aus.
• Dateigröße je Datei: max. 1 MB
• Anzahl Dateien: unbegrenzt
• Erlaubte Dateiformate können sein: PDF, TXT, PNG, JPG, GIF, BMP, TIF, RTF, DOC, XLS, DOCX, XLSX.
• Ergänzen Sie im Feld Bemerkung den Dokumententyp – passend zum Dokument – in genau definierter Schreibweise, z. B. COMMERCIAL_INVOICE.
  Die Erklärungen in den Klammern nicht in das Bermerkungsfeld schreiben! Mögliche Dokumenttypen können sein:
• CERTIFICATE_OF_ORIGIN (Ursprungszeugnis)
• COMMERCIAL_INVOICE (Rechnung)
• DELIVERY_NOTE (Lieferschein)
• EXPORT_ACCOMPANYING_DOCUMENT (Ausfuhrbegleitdokument ABD)
• NAFTA_CERTIFICATE_OF_ORIGIN (NAFTA Ursprungszeugnis)
• OTHER (sonstige andere Dokumenttypen)
• PACKING_LIST (Packliste)
• PRO_FORMA_INVOICE (Proformarechnung)
• SHIPPERS_DECLARATION (Versendererklärung für Gefahrgut)
• WEIGHT_DECLARATION (Gewichtsbescheinigung)

Wann Sie die Dokumente in Carrier Connect hochladen müssen

Der Zeitpunkt, wann Sie die Dokumente in Carrier Connect auswählen und hochladen müssen, unterscheidet sich – je nachdem, ob Sie alle Labels eines Versandauftrages zusammen („Einzelpackstückbehandlung“ nicht aktiviert) oder je Packstück ausdrucken („Einzelpackstückbehandlung“ aktiviert).

Grundsätzlich gilt: Der Versandauftrag darf nicht abgeschlossen sein (Status „Disponiert“ oder "Bereit für Abholungsbildung").

Die sog. Einzelpackstückbehandlung konfigurieren Sie unter Dienstleister-Einrichtung – Accounts – Feldgruppe Einzelpackst.-Behandlung: Option wird aktiviert oder nicht.

Labeldruck ohne aktivierte Einzelpackstückbehandlung

Wenn Sie alle Labels des Versandauftrages zusammen ausdrucken, dann müssen Sie alle Dokumente vor dem Labeldruck in Carrier Connect hochladen, weil mit dem Labeldruck gleichzeitig auch der Versandauftrag abgeschlossen wird.

Ein Storno des Versandauftrags ist nicht mehr möglich, wenn er sich im Status "Versendet" befindet. Sie können den Versandauftrag jedoch korrigieren (Versandauftrag – Menü Versandauftrag – Korrigieren) und die Dokumente erneut hochladen. Wenn Sie die Abholung bereits abgeschlossen und damit auch die EDI versendet haben, ist keine Änderung mehr möglich. Detaillierte Infos zu den Versandauftrags-Status und Use-Cases finden Sie unter Versandaufträge nachträglich in Carrier Connect bearbeiten.

Labeldruck mit aktivierter Einzelpackstückbehandlung

Wenn Sie die Labels einzeln Packstück für Packstück ausdrucken, laden Sie die Dokumente in Carrier Connect hoch, bevor Sie den Versandauftrag abschließen.