Neu im aktuellen Servicepaket

Informieren Sie sich hier über die Neuerungen in Logistics Cost Management. Weitere Optimierungen und behobene Fehler finden Sie in den Servicepaket-Informationen.

In Ihrem Produkt finden Sie die Servicepaket-Informationen direkt über die F1-Hilfe.

Vereinfachung und Optimierung Ihrer Workflows in Logistics Cost Management

Mit diesem Servicepaket stehen Ihnen in Logistics Cost Management zahlreiche Vereinfachungen Ihrer Workflows bereit. Insbesondere in der Automatisierten Rechnungskontrolle können Sie von Vereinfachungen profitieren:

  • Nutzen Sie die Notizen der Vergleichspositionen in der Rechnungskontrolle, um leichter mit dem Dienstleister zu kommunizieren.
  • Verwenden Sie das neue Dokument "Belastungsanzeige" aus der Abrechnung mit allen Informationen zu erwarteten Gutschriften.
  • Finden Sie alle Rechnungskontrollschemata in einer eigenen Übersicht.
  • Kopieren Sie Rechnungskontrollschemata einfach und ändern Sie sie ab, ohne sie neu erstellen zu müssen.

Zudem stehen Ihnen zahlreiche weitere Optimierungen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise Strategien hinterlegen, in welcher Sprache ein Dokument versendet werden soll. Auch der automatische Mailversand wurde vereinfacht, sodass Sie hier Ihre Einstellungen noch zielgerichteter vornehmen können.

Neuerungen in Ihren AEB-Anwendungen

Die Farben der Softwareoberfläche und der Oberflächentexte wurden für eine bessere Lesbarkeit optimiert. Dabei wurden auch die Vorlieben von AEB-Anwendern berücksichtigt, die uns ihre Meinung dazu mitgeteilt haben.

Neuerungen bei der Automatisierten Rechnungskontrolle

Mit der Automatisierten Rechnungskontrolle können Sie eingehende Rechnungen automatisiert prüfen. Um Ihnen hier die Workflows zu erleichtern, stehen Ihnen ab diesem Servicepaket neue Komfortfunktionen zur Verfügung.

Vereinfachung Ihrer Workflows durch Notizen

Bei der Rechnungsprüfung arbeiten Sie in den Vergleichspositionen mit Notizen und können so für den Dienstleister oder Ihre Kollegen eine Information hinterlegen.. Die Notiz können Sie direkt eingeben, wenn Sie gerade die Vergleichspositionen prüfen und eine Anmerkung haben (Mappe Rechnungsvergleichsposition bzw. Mappe Recherche). Damit Sie diese Information immer im Zugriff haben und optimal in Ihrem Workflow nutzen können, wird Ihnen die Notiz jetzt zusätzlich an den folgenden Stellen angezeigt:

  • in der Rechnungsposition (Mappe Rechnungsposition)
  • in der Abrechnungsposition (Mappe Rechnungskontrolle)
  • auf den Dokumenten "Prüfbericht" und "Belastungsanzeige"

Sie möchten alle Notizen sehen, die bei den verschiedenen Rechnungspositionen zu einer Externen Rechnung hinterlegt wurden? Wechseln Sie in der Externen Rechnung einfach in die neue Mappe Vergleichspositionsnotizen. Hier finden alle Notizen auf einen Blick. Natürlich können Sie von dieser Stelle aus direkt in die jeweiligen Vergleichspositionen sowie anschließend in die Abrechnungsposition wechseln.

Rechnungspositionen: Neue Felder verfügbar

Zur schnelleren Orientierung bei der Rechnungskontrolle stellen wir für Sie in den Rechnungspositionen bei der Externen Rechnung folgende neue Felder bereit:

  • Referenznummer des Dienstleisters
  • optionale Zusatzfelder
  • frachtpflichtiges Gewicht
  • Umrechnungskurs
  • Preis in Erfassungswährung

Diese Felder werden je nach der Verfügbarkeit in der Datei des Dienstleisters beim Einlesen automatisch gefüllt. Bei Rückfragen zur Schnittstellenkonvertierung wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei AEB.

Neues Dokument "Belastungsanzeige"

Wenn Sie eine Rechnungsposition durch Ausgleichen mit Gegenbuchung akzeptiert haben und dem Dienstleister erneut die Information mit Bitte um Gutschrift des ausgeglichenen Betrags zukommen lassen möchten, ist dies künftig über das neue Dokument "Belastungsanzeige" aus der Abrechnung heraus möglich. Hier findet der Dienstleister u.a. die folgenden Informationen:

  • Gesamtbetrag der vom Dienstleister gestellten Rechnung
  • die Summe der erwarteten Beträge zu einer Rechnung (erwartete Gutschrift)
  • alle nicht akzeptierten und abgelehnten Beträge
  • alle Leistungspositionen mit erwarteten Gutschriften

Bei den aufgelisteten Leistungspositionen sind die folgenden Informationen hinterlegt:

  • die einzelnen Rechnungspositionen, die Sie durch Ausgleichen mit Gegenbuchung akzeptiert haben
  • die hinterlegten Notizen zu den Rechnungspositionen
  • die Referenznummer des Dienstleisters

Rechnungskontrollschema direkt aufrufbar und optimiert

Auch bei dem Rechnungskontrollschema stehen Ihnen einige Erleichterungen des Workflows zur Verfügung. So finden Sie diese künftig auf einen Blick direkt über die Zentrale durch Klick auf StammdatenRechnungskontrollschemata. Für die bessere Orientierung und Übersicht in den Kontrollschemata wurden diese selbst auch hinsichtlich der Darstellung optimiert.

Rechnungskontrollschemata kopieren

Sie möchten für mehrere Dienstleister die gleichen Rechnungskontrollschemata nutzen? Künftig müssen Sie diese nicht mehr komplett neu anlegen. Stattdessen können Sie bestehende Rechnungskontrollschemata in der neuen Übersicht kopieren und lediglich die Informationen abändern, die abzuändern sind.

Rechnungskontrollschema: Abrechnungstypen regelbasiert hinterlegbar

Wenn Sie in Ihrem Abrechnungsszenario unterschiedliche Abrechnungstypen hinterlegt haben, z. B. für die Arbeit mit verschiedenen Workflows oder wegen späterer Auswertungen, können Sie diese jetzt auch in der Rechnungskontrolle entsprechend verwenden. Hierzu wählen Sie im Rechnungskontrollschema im Feld Abr.-Typ-Ermittlung den Eintrag Zugewiesener Abrechnungstyp und hinterlegen im Feld Abrechungsszenario das gewünschte Szenario. In der neu erscheinenden Mappe Zugewiesene Abrechnungstypen hinterlegen Sie nach Klick auf Neu die gewünschten Regeln.

Bearbeitungskürzel für interne Workflows verfügbar

Wenn Sie Notizen hinterlegen, werden diese u. a. auf Dokumenten angedruckt. Für Informationen, die Sie nur intern verwenden möchten, steht Ihnen in der Externen Rechnung ein Bearbeitungskürzel zur Verfügung. Um das Bearbeitungskürzel zu hinterlegen, wählen Sie in der Übersicht der Externen Rechnungen die gewünschten Rechnungen und klicken Sie im Menü Externe Rechnungen den Eintrag Bearbeitungskürzel hinzufügen. Die Information erscheint künftig in der gewählten Externen Rechnung in der Mappe Überblick direkt unter der Notiz. Das Kürzel kann jederzeit editiert oder auch gelöscht werden.

Mehrsprachigkeit von Dokumenten

Sie arbeiten mit internationalen Kunden und Dienstleistern? Künftig können Sie in den Dokumenten hinterlegen, in welcher Sprache der Empfänger das jeweilige Dokument erhalten soll – und das auf Dokumentebene. Die folgenden möglichen Einstellungen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

  • Alternative Sprache verwenden
  • Sprache des Dienstleisters
  • Sprache des Rechnungsempfängers

Standardmäßig ist hinterlegt, dass die alternative Sprache, d.h. eine fest vorgegebene Sprache, verwendet werden soll. Wählen Sie eine der anderen Optionen, so wird die Sprache abhängig vom Land der Adresse des Dienstleisters bzw. Rechnungsempfängers verwendet. Um diese Einstellung vorzunehmen, wählen Sie StammdatenDokumenttypen und wechseln Sie im gewünschten Dokument in die Mappe mit dem jeweiligen Dokumentnamen. Im Feld Sprachstrategie können Sie die gewünschte Strategie hinterlegen. Die alternative Sprache, die verwendet werden soll, wenn die Sprache des Landes nicht verfügbar ist, legen Sie im Feld Alternative Sprache fest.

Weitere Optimierungen und Komfortfunktionen

Optimierungen beim automatisierten Mailing

Damit das automatisierte Mailing noch besser auf Ihre Anforderungen passt, haben wir dieses weiter für Sie optimiert. Künftig wählen Sie in der Benachrichtigungskonfiguration nur noch zwischen zwei verschiedenen Kontexten (Abrechnung und Externe Rechnung) und nicht mehr auf Dokumentebene. Hier können Sie auch den Zeitpunkt hinterlegen, zu dem die Mail versendet werden soll. Um die Benachrichtigungskonfiguration z. B. für die Abrechnungen anschließend zu verwenden, wechseln Sie in die Abrechnungsszenarien. In der Mappe Statuskonfigurationen hinterlegen Sie die gewünschte Benachrichtigungskonfiguration.

Erwartete Gutschriften

Wenn Sie einen Ausgleich mit Gegenbuchung vorgenommen haben, gilt dies als erwartete Gutschrift. Wenn diese nicht eintreffen wird, können Sie dies künftig in den Abrechnungsdispo ausbuchen. Suchen Sie hierzu in der Übersicht nach Abrechnungen mit dem Entstehungstyp "RK: Gegenbuchung". Anschließend markieren Sie die gewünschten Positionen und klicken Sie Annullieren. Für die zu annullierenden Positionen wird wie bei einem Stornoprozess eine Abrechnung angelegt, in der sich die auszubuchenden Positionen und Annullierungspositionen befinden. Wenn Sie die Angaben speichern, kann dieser Prozess nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Preisschemata: Nummern änderbar

Für eine bessere Wiedererkennbarkeit Ihrer Preisschemata und vor allem Ihrer Teilpreisschemata, sind die jeweiligen Nummern jetzt beim Anlegen des Preisschemas bzw. des Teilpreisschemas editierbar und können durch ein beliebiges Kürzel ersetzt werden.